Um sistema de telefonia é uma despesa importante para qualquer negócio, mas é necessário para lidar eficientemente com chamadas de entrada e saída. Há um grande número de sistemas de telefonia para escolher. Todos eles têm um conjunto de recursos muito semelhantes. Esses recursos são atualizados e aprimorados com o tempo, mas os recursos originais geralmente permanecem. Estou me referindo a coisas como linhas WATS ou roteamento de menor custo. Esses recursos eram necessários quando o serviço de telefonia era baseado na distância e no tempo de uma ligação. Recursos como espera, estacionamento, conferência, transferência, intercomunicação e mensagens são essenciais para qualquer sistema telefônico. A maioria de nós está familiarizada com esses recursos e está acostumada a usá-los em qualquer sistema.
Um remanescente de sistemas telefônicos antigos, que encontrei em minhas viagens, é o grande número de linhas de cobre que entram nos sistemas que nunca foram revisados. Muitas vezes existem linhas e números que ninguém sabia que existiam, mas ainda apareciam na conta do telefone. Normalmente, essas contas são tão complexas que é difícil encontrar essas linhas extras. Isso me leva a uma grande diferença nos novos sistemas de telefonia. A maioria dos novos sistemas é baseada em IP, com a capacidade de conectar linhas de cobre a eles. O que isto significa é que a maioria das linhas telefônicas que entram no sistema são baseadas na Internet e não requerem um par de fios de cobre. É possível aumentar ou diminuir o número de aparências de linha disponíveis simplesmente acessando um site. Só é necessário ter um número de telefone para os clientes chamarem. A única razão para números adicionais é direcionar chamadas para um indivíduo em particular. Isso é feito com números de discagem direta interna ou DID, que são simplesmente números de programa e não estão associados a nenhum par particular de fios.
Quando avaliamos a viabilidade de a empresa substituir o sistema telefônico, uma consideração importante é o que eles estão pagando atualmente na conta telefônica. Muitas vezes a economia pode mais do que pagar pelo novo sistema telefone rural. Eu costumo recomendar que eles mantenham uma ou duas linhas de cobre e forneçam o restante de seu serviço telefônico via Internet. Isso torna muito mais fácil para eles controlar seus custos e ajustar suas linhas, dependendo do negócio. Embora o serviço de Internet comercial atual seja quase tão confiável quanto as linhas telefônicas de cobre, isso garantirá que eles ainda tenham serviço telefônico caso o serviço de Internet esteja inativo. Adicionar serviço de telefonia VoIP envolve simplesmente ir a um site, inscrever-se e digitar um nome de usuário e senha na programação do sistema de telefonia. É possível aumentar temporariamente a capacidade de entrada para lidar com uma campanha publicitária.
Alguns desses provedores de VoIP têm uma taxa mensal por linha de US $ 8 a US $ 25. Com isso, você recebe um certo número de minutos de chamada de 500 para ilimitado. Outros provedores não cobram mensalmente e simplesmente cobram por minuto. Qual serviço você usa depende dos tipos de chamadas que você faz. Uma das grandes vantagens é que não estamos mais vinculados a dois ou três provedores. Há literalmente centenas de provedores de telefonia VoIP na Internet. Considerando que você pode portar qualquer número de telefone para qualquer provedor, fica muito fácil alternar os provedores quando suas necessidades mudarem. Se você estiver executando uma campanha especial ou de publicidade, será fácil adicionar outros canais para as chamadas recebidas. É tão fácil eliminar esses canais assim que a campanha acaba.
Outra grande vantagem dos sistemas de telefonia IP sobre os sistemas de telefonia tradicionais é a maneira como eles são configurados e conectados. Os sistemas tradicionais têm um fio que liga cada telefone à unidade central e ao armário. Há vários blocos de punção e muitos fios em um ninho de ratos. Mover uma extensão geralmente envolve reprogramar o sistema telefônico ou trocar os fios. A adição de telefones adicionais geralmente envolve a adição de novos cartões ao sistema e fios adicionais, assim como qualquer nova linha de entrada. Um sistema de telefonia IP simplesmente se conecta ao roteador e às duas linhas de cobre de backup. Todos os telefones podem ser conectados em qualquer lugar onde haja uma tomada de rede. Se você mudar para outro escritório, basta levar o telefone com você e conectá-lo à tomada de rede nesse escritório. Na verdade, se você levar o telefone para casa, poderá conectá-lo à tomada de rede em casa e parecerá que ainda está no escritório. Esta é uma tremenda vantagem no caso de uma tempestade de neve ou se você não estiver se sentindo bem.
Para levar esse conceito um passo adiante, se você é um pequeno negócio e gostaria de ter pessoas em diferentes locais trabalhando para você, é possível colocar telefones em cada um desses locais e fazer com que pareça, para os clientes, que todos estão no mesmo escritório. Se você tem mais de um escritório com várias pessoas em cada escritório, também é muito fácil colocar um sistema em cada escritório e simplesmente programá-lo para conversar entre si. Ao contrário do passado, exigindo que você tenha um par de fios que pagou por milha,
